Zastanawiasz się nad wyborem systemu CRM dla firmy, ale gubisz się w dostępnych opcjach? Na co zwracać uwagę? Czego konkretnie szukać? W skrócie: jak wybrać CRM dla firmy, by potem nie żałować?
Przygotowaliśmy kompleksowy przewodnik, w którym znajdziesz odpowiedzi na te i wiele więcej pytań. Jednak nie będziemy Cię namawiać do wyboru żadnego konkretnego systemu CRM, jak na przykład Pipedrive, Livespace czy HubSpot. Damy Ci za to wiedzę, która pozwoli Ci podjąć tę decyzję samodzielnie. Bo to Ty najlepiej znasz swoją firmę i jej potrzeby.
CRM dla firmy? Zadaj sobie 3 pytania
Wybór CRM może znacząco wpłynąć na efektywność działania przedsiębiorstwa, a tym samym przynieść wysoki zwrot z inwestycji. Jednak aby tak było, na początek musisz zadać sobie kilka fundamentalnych pytań. Pomogą Ci one zdefiniować kierunek poszukiwań, a tym samym zaoszczędzą czas i pieniądze na nieudanych wdrożeniach systemu CRM.
1. Czego potrzebuję?
Zastanawiając się, jaki CRM wybrać, zacznij od zdefiniowania swoich oczekiwań w stosunku do systemu.
Chcesz mieć:
- narzędzie do zarządzania kontaktami i podtrzymywania relacji z kontrahentami,
- zaawansowane oprogramowanie do automatyzacji sprzedaży i marketingu,
- program, który ułatwi Ci także zarządzanie finansami i rozliczeniami,
- a może zależy Ci na wszystkich tych aspektach?
Świadomość potrzeb firmy i zespołu to absolutna PODSTAWA przy wyborze CRM. Ta wiedza pozwoli Ci już na starcie szybko i sprawnie wyeliminować systemy, które nie są w stanie sprostać Twoim oczekiwaniom.
Podpowiedź: nie wiesz, czego konkretnie potrzebuje firma? Zapytaj o to jej pracowników ? Jakie problemy chcieliby rozwiązać? W czym potrzebują wsparcia? Jakie powtarzalne zadania pochłaniają im najwięcej czasu? Na podstawie ich odpowiedzi możesz przygotować listę potrzeb i funkcjonalności systemu, które usprawniłyby pracę w firmie.
2. Jakie mam zasoby?
Określ swoje możliwości inwestycyjne: zarówno w kontekście finansowym, jak i czasowym. Aby czerpać 100% korzyści z danego systemu CRM, trzeba go również dobrze poznać. Dlatego poza opłaceniem subskrypcji za oprogramowanie, musisz również zainwestować czas w jego wdrożenie oraz przeszkolenie zespołu. Im bardziej skomplikowany/ złożony będzie system, tym więcej godzin to zajmie.
Tylko skąd masz znać “poziom trudności” oprogramowania, skoro go jeszcze nie używasz? W naszym rankingu CRM oceniamy systemy m.in. pod kątem łatwości wdrożenia, prostoty obsługi oraz intuicyjności interfejsu. Możesz sprawdzić, ile punktów dostały od nas te, które rozważasz ?
3. Co planuję?
Zastanów się nad przyszłymi potrzebami całej firmy, m.in.:
- w jakim kierunku będzie się rozwijać,
- czy planujesz rozszerzyć zespół sprzedaży,
- chcesz wprowadzać nowe strategie marketingowe?
Podejmując decyzję, jaki CRM wybrać, musisz pamiętać, że koszt zmian systemu rośnie wraz ze wzrostem organizacji. Wbrew pozorom wybór CRM dla dużej firmy jest łatwiejszy niż dla mniejszego biznesu, ponieważ wtedy większość potrzeb już się pojawiła – nie trzeba ich więc przewidywać. Natomiast nieduża firma musi rozważyć wiele kwestii, które potencjalnie mogą okazać się dla niej kluczowe w ciągu następnych 2 czy 5 lat.
Jak wybrać CRM? Określenie celu i funkcji
Do czego ma służyć system CRM w Twojej firmie? Bez określenia konkretnego celu (lub kilku) możesz z łatwością zgubić się w gąszczu funkcji i możliwości oferowanych przez oprogramowania. A jest ich naprawdę dużo!
Jeśli jednak dokładnie wiesz, czego szukasz, wybór systemu CRM będzie dość prosty. Spójrz:
- Głównym celem wdrożenia CRM w Twojej firmie jest usprawnienie procesu sprzedaży? Szukaj więc oprogramowania, które oferuje Ci takie funkcje jak zarządzanie kontaktami, scoring leadów czy analiza wyników handlowców.
- Chcesz skupić się na automatyzacji działań marketingowych? Wybierz nowoczesny system CRM z zaawansowanymi funkcjami w tym obszarze, np. segmentacją klientów czy tworzeniem spersonalizowanych ścieżek zakupowych.
- Potrzebujesz poprawić jakość obsługi klienta? W takim przypadku zwróć uwagę na CRM, który umożliwi Ci śledzenie interakcji z klientami, zgłoszeń do działu wsparcia czy historii transakcji.
Wybór CRM: firmowe cele a funkcje systemu
Aby ułatwić Ci podjęcie decyzji, przygotowaliśmy zestawienie popularnych celów firm z funkcjami systemów CRM, które je realizują.
| Cel | Funkcje systemu CRM, które pomogą go zrealizować |
| Zwiększenie wydajności działania | Automatyzacja procesów biznesowych, zarządzanie zadaniami, przepływ pracy, integracja z innymi narzędziami |
| Budowanie i utrzymywanie relacji z klientami | Zarządzanie kontaktami, segmentacja klientów, historia interakcji, personalizacja komunikacji |
| Zarządzanie kampaniami marketingowymi | Narzędzia do automatyzacji marketingu, zarządzanie kampaniami, analiza efektywności kampanii, zarządzanie leadami |
| Wsparcie sprzedaży | Zarządzanie leadami, scoring leadów, przewidywanie sprzedaży, mobilny dostęp do danych klientów |
| Automatyzacja procesów sprzedaży i obsługi klienta | Automatyzacja procesów sprzedaży, systemy ticketowe, bazy wiedzy, czat-boty, automatyczne odpowiedzi |
| Zarządzanie finansami i rozliczeniami | Integracja z systemami księgowymi, zarządzanie fakturami, przegląd transakcji, automatyzacja procesów płatności |
| Tworzenie i zarządzanie treścią | Zarządzanie treścią na stronie, edycja i publikacja treści, zarządzanie przestrzenią reklamową, dostęp do samouczków i podpowiedzi |
| Poprawa jakości customer service | Centrum obsługi klienta, zarządzanie zgłoszeniami, bazy wiedzy dla klientów, FAQ, monitoring satysfakcji klientów |
| Analiza danych i raportowanie | Zaawansowane narzędzia analityczne, dashboardy, raporty sprzedażowe, analiza trendów, prognozowanie |
| Zarządzanie projektami i zadaniami | Narzędzia do zarządzania projektami, listy zadań, kalendarze, przypomnienia, śledzenie postępów |
| Integracja z innymi systemami | API do integracji z zewnętrznymi systemami księgowymi, ERP, platformami e-commerce, narzędziami do marketingu e-mailowego |
| Zarządzanie dokumentacją | Zarządzanie dokumentami, bezpieczne przechowywanie danych, udostępnianie dokumentów, wersjonowanie |
| Zarządzanie zasobami ludzkimi | Zarządzanie informacjami o pracownikach, śledzenie wydajności, zarządzanie szkoleniami, rekrutacja |
| Personalizacja doświadczeń klientów | Segmentacja klientów, personalizowane komunikaty marketingowe, rekomendacje produktów, dostosowanie interfejsu użytkownika |
| Zarządzanie wiedzą | Bazy wiedzy dla pracowników, forum wewnętrzne, zarządzanie treścią edukacyjną, udostępnianie najlepszych praktyk |
| Zarządzanie zgodnością i bezpieczeństwem danych | Zarządzanie zgodnością z przepisami (np. GDPR), bezpieczne przechowywanie danych, kontrola dostępu, audyty bezpieczeństwa |
| Zarządzanie łańcuchem dostaw | Integracja z dostawcami, zarządzanie zamówieniami, monitorowanie stanów magazynowych, prognozowanie zapotrzebowania |
Pamiętaj, że jasno zdefiniowane cele są fundamentem skutecznego wyboru systemu CRM. Bez odrobienia tej “pracy domowej” łatwo zainwestować w oprogramowanie, które nie spełnia Twoich potrzeb. A to prosta droga do straty nie tylko pieniędzy, ale i czasu.
Jaki CRM wybrać? Kluczowe kryteria
Po określeniu celów i wyborze funkcjonalności, następnym krokiem jest zrozumienie, na co jeszcze zwracać uwagę przy analizie systemów CRM. Oto 5 kluczowych aspektów, dzięki którym korzystanie z oprogramowania będzie efektywne.
Skalowalność oprogramowania CRM
W miarę wzrostu firmy, rośnie również liczba klientów, transakcji i danych do przetworzenia. System CRM, który jest skalowalny, może łatwo dostosować się do tych zmian, umożliwiając dodawanie nowych funkcji, użytkowników i procesów bez konieczności całkowitej zmiany platformy (i ponoszenia związanych z tym kosztów).
To nie tylko oszczędza czas i pieniądze związane z migracją na nowy system, ale także minimalizuje zakłócenia w działalności firmy. Skalowalny CRM pozwala też na płynne zarządzanie rosnącą bazą danych klientów z zachowaniem ich ciągłej, efektywnej obsługi na wysokim poziomie.
Jeżeli chcesz zapewnić sobie elastyczność w działaniu i możliwość adaptacji do zmieniających się potrzeb biznesowych, inwestycja w skalowalny system CRM będzie strategicznym posunięciem pod kątem długoterminowego rozwoju firmy.
Integracja CRM z innymi systemami
Dobre oprogramowanie CRM powinno łatwo integrować się z innymi narzędziami, takimi jak systemy księgowe, marketingowe i analityczne. Dlaczego? Dzięki integracji możesz przesyłać dane między różnymi systemami, co umożliwia automatyzację procesów biznesowych, a tym samym podniesienie ich wydajności.
Przykład: gdy Twój CRM jest zintegrowany z systemem księgowym, dane dotyczące sprzedaży i faktury mogą automatycznie trafiać do księgi – bez konieczności wprowadzania ich ręcznie. W ten sposób zmniejszysz ryzyko popełnienia błędu i zaoszczędzisz czas swoich pracowników.
Integracja może również pomóc w analizie danych. Dzięki połączeniu systemu CRM z narzędziami analitycznymi, takimi jak BigQuery oraz Google Data Studio, uzyskujesz raportowanie i prognozowanie szczegółowych informacji na temat działań firmy. Możesz także z łatwością monitorować efektywność kampanii marketingowych i właściwie na żywo obserwować, co działa, a co nie.
Pamiętaj więc, aby wybrać system CRM oferujący łatwą integrację z narzędziami, z których obecnie korzystasz w swojej firmie oraz tymi, których zamierzasz używać w przyszłości.
Personalizacja systemu CRM
Wybrany przez Ciebie CRM powinien umożliwiać łatwe dostosowanie go do specyficznych potrzeb firmy, jej pracowników oraz klientów. Personalizacja systemu może obejmować wiele różnorodnych aspektów, m.in.:
Interfejs użytkownika:
|
Procesy biznesowe:
|
Zarządzanie danymi:
|
Komunikacja:
|
Integracje:
|
Bezpieczeństwo i dostęp:
|
Raportowanie i analizy:
|
Mobilność:
|
Dzięki personalizacji możesz uzyskać narzędzie, które idealnie odpowiada potrzebom Twojego zespołu. Jednak ważne jest, aby wybrać system CRM oferujący łatwe dostosowanie bez konieczności korzystania z pomocy programistów. Dzięki temu nawet członkowie zespołu bez specjalistycznej wiedzy technicznej będą mogli swobodnie dostosować CRM do swoich potrzeb.
Personalizacja systemu CRM umożliwia firmom nie tylko lepsze dopasowanie narzędzia do własnych procesów i struktury organizacyjnej, ale także zapewnia bardziej spersonalizowane podejście do klientów, co może znacząco wpłynąć na zwiększenie efektywności sprzedaży, poprawę obsługi klienta i optymalizację działań marketingowych.
Intuicyjny interfejs użytkownika
Intuicyjny interfejs systemu CRM pozwala zespołowi na sprawne i wygodne korzystanie z oprogramowania, co przekłada się na 3 kluczowe korzyści dla firmy:
- Szybkie wdrożenie
Intuicyjny interfejs ułatwia nowym użytkownikom zrozumienie funkcjonalności systemu, a tym samym przyspiesza proces wdrożenia i minimalizuje potrzebę długich szkoleń. - Wyższa produktywność
Kiedy pracownicy mogą łatwo nawigować po systemie i szybko znajdować potrzebne im funkcje, efektywniej wykonują swoje zadania. To przekłada się na lepsze zarządzanie czasem i wzrost produktywności. - Niższe koszty wsparcia
Intuicyjny interfejs zmniejsza potrzebę ciągłego wsparcia technicznego i szkoleń, co obniża koszty operacyjne firmy.
Wybierając system CRM zwróć uwagę na to, by jego obsługa była przejrzysta i zrozumiała dla każdego pracownika Twojej firmy.
Dostępność i mobilność platformy CRM
Obecnie smartfony często są głównym narzędziem pracy, dlatego ważne jest, aby CRM był dostępny i funkcjonalny również na nich.
Dobre systemy CRM oferują aplikacje mobilne lub responsywną wersję strony internetowej, która umożliwia korzystanie z oprogramowania na urządzeniach mobilnych. Dzięki temu Twoi pracownicy będą mogli zarządzać swoimi zadaniami, przeglądać informacje o klientach czy dodawać nowe kontakty, nawet gdy są poza biurem.
Ważne jest również, aby wersja mobilna aplikacji była łatwa w obsłudze i oferowała takie same funkcjonalności jak wersja desktopowa systemu. Dzięki temu Twoi pracownicy będą mogli korzystać z oprogramowania CRM bez żadnych ograniczeń – niezależnie od urządzenia, na którym pracują.
Wsparcie techniczne a wybór systemu CRM
Wsparcie techniczne nie tylko zapewnia pomoc w rozwiązywaniu bieżących problemów i wątpliwości, ale także stanowi kluczowy element w utrzymaniu ciągłości i efektywności operacyjnej systemu. Jest także nieocenione przy wdrażaniu nowych funkcji, aktualizacjach systemu czy dostosowywaniu go do zmieniających się potrzeb firmy.
Oto 5 pytań, które warto sobie zadać, aby ocenić poziom i jakość wsparcia technicznego dostawcy CRM:
? Czy dostawca ma dobrą reputację w kwestii szybkiego i efektywnego rozwiązywania problemów?
Sprawdzenie opinii innych klientów może dać Ci wgląd w to, jak dostawca radzi sobie z obsługą zgłoszeń. Zobacz, co mówią obecni użytkownicy o wsparciu technicznym, ponieważ zapewni Ci to najlepszy obraz jego jakości.
? Jakie są godziny dostępności wsparcia technicznego?
Ważne jest, aby wsparcie było dostępne w godzinach, które odpowiadają potrzebom całej firmy – zwłaszcza jeśli działa ona w różnych strefach czasowych.
? Jakie kanały komunikacji są dostępne do kontaktu ze wsparciem technicznym?
Sprawdź, czy kluczowe dla Ciebie kanały komunikacji są dostępne u dostawcy, na przykład czat na żywo, wsparcie telefoniczne, e-mailowe, baza wiedzy online.
? Jak szybko dostawca reaguje na zgłoszenia?
Zapytaj o przeciętny czas reakcji na zgłoszenia i czy istnieją gwarancje dotyczące czasu odpowiedzi.
? Czy dostawca oferuje szkolenia oraz materiały edukacyjne i jak wygląda ich jakość?
Dostęp do szkoleń i samouczków może przyspieszyć implementację i naukę systemu przez zespół oraz znacznie pomóc w jego lepszym wykorzystaniu.
Ranking systemów CRM dla firm
Na tym etapie powinieneś już wiedzieć, jakie cechy oraz funkcje systemu CRM są ważne dla Twojej firmy. Pozostaje więc zweryfikowanie, które oprogramowania je posiadają. W tym celu sprawdź ranking systemów CRM pod kątem kluczowych dla Ciebie kryteriów.
Zobacz pełen ranking CRM
Ranking CRM – jaki wybrać system? Przetestuj i zdecyduj
Znasz już opinie i ogólnodostępne informacje? A więc teraz przetestuj wybrane systemy w praktyce. Zyskasz opinię z pierwszej ręki – swojej ?
Większość dostawców CRM oferuje darmowy okres testowy, który pozwala na bezpośrednie wypróbowanie systemu. To doskonała okazja, aby sprawdzić, jak oprogramowanie sprawdza się w praktyce i czy jego interfejs jest intuicyjny dla Ciebie i Twojego zespołu.
Systemy CRM są dostępne z różnego rodzaju rabatami.
Oto linki do aktualnych promocji:
CRM dla handlowców:
Często wybierany:
Podsumowanie: jak wybrać najlepszy system CRM dla firmy?
Wybór systemu CRM dla swojej firmy wymaga uwzględnienia wielu czynników. Warto wcześniej przeanalizować potrzeby i wymagania Twoich zespołów sprzedaży i obsługi, aby wybrać odpowiedni CRM, który najlepiej pasuje do Waszej branży, procesów i stylu zarządzania.
Pamiętaj, że to inwestycja w przyszłość biznesu. Dlatego zastanawiając się, jak wybrać CRM, kieruj się nie tylko bieżącymi potrzebami, ale również planami rozwoju i potencjalnymi przyszłymi wymaganiami. Tylko wtedy w pełni wykorzystasz możliwości, jakie oferuje CRM, i zapewnisz sobie oraz swojej firmie narzędzie, które będzie wspierać Was w osiąganiu sukcesów
